Pro Youth & Families

Un organisme sans but lucratif opte pour les télécommunications en nuage à long terme

PRO Youth & Families cherchait à adopter un réseau qui répondrait à sa demande croissante en matière de largeur de bande, donnerait à son personnel de soutien un système téléphonique fiable et de grande qualité, offrirait des fonctions de téléconférence et s’adapterait au fil de sa croissance.

Enjeu

L’organisme PRO utilisait un autocommutateur téléphonique classique et des services Internet indépendants, composant avec une tarification croissante malgré des problèmes de connectivité, de rendement et de service à la clientèle.

Solution

PRO a regroupé son infrastructure de télécommunications grâce au RPV-IP et à la téléphonie infonuagique d’Allstream.

Résultat

Les téléphones fonctionnent désormais de manière fiable, la technologie de collaboration améliore la productivité, les coûts ont été réduits et l’administration a été considérablement simplifiée.

Advantages

  • Service
  • Évolutivité
  • Économies
  • Soutien

Les téléphones fonctionnent désormais de manière fiable, la technologie de collaboration améliore la productivité, les coûts ont été réduits et l’administration a été considérablement simplifiée.

Enjeux commerciaux

Pour l’organisme PRO Youth & Families (PRO) de Sacramento, l’avenir du monde repose sur un investissement dans la jeunesse. Depuis 1981, l’organisme s’emploie à donner de solides bases aux préadolescents et adolescents en leurvoffrant des ressources, du perfectionnement, des outils et des possibilités diverses. Quand est venu le temps de revoir son infrastructure de communications, il a en toute coherence adopté la même vision à long terme.

« La téléphonie infonuagique s’avère un superbe atout, qui nous évite des pertes de temps et des frustrations, ce qui, en définitive, est aussi rentable. »

Phyllis Deats, chef des finances de PRO Youth & Families

Pendant plusieurs années, l’organisme PRO s’était contenté d’unautocommutateur téléphonique classique et de services Internet indépendants, composant même avec une tarification croissante malgré des problèmes de connectivité, de rendement et de service à la clientèle. « Nous n’arrivions même plus faire un appel parce que nos appareils téléphoniques ne fonctionnaient pas », se rappelle Phyllis Deats, chef des finances de l’organisme. « Et avec les coupures constantes dans les transmissions, impossible de tenir une conversation. » 

Il était donc devenu nécessaire d’adopter un système téléphonique fiable qui garderait tout le monde en contact sur le terrain et permettrait le bon déroulement des activités portées sur la croissance stratégique. Selon Mme Deats, les systèmes en place étaient lourds, tout sauf conviviaux et difficiles à entretenir.

« Pour intervertir des postes téléphoniques, je devais me taper deux pages d’instructions très techniques », explique-t-elle. « Nous peinions à obtenir de l’aide, et un simple appel au soutien à la clientèle nous coûtait les yeux de la tête. »

Mme Deats désirait également ne plus recevoir de deux fournisseurs des factures distinctes pour ses service téléphonique et Internet.

« Tout a été prévu au quart de tour et bien à l’avance en vue de l’installation avec Allstream, qui a su respecter ses engagements »

Phyllis Deats, chef des finances de PRO Youth & Families

Solution

Phyllis Deats et son conseiller en TI se sont au depart adressés à Allstream en vue du remplacement du système téléphonique. Or, lorsqu’elle a pris connaissance des difficultés de l’organisme et de ses besoins à long terme, notamment celui d’une largeur de bande accrue necessaire aux changements et à l’expansion, l’équipe de Ventes d’Allstream lui a présenté un plan rentable et à l’abri de l’obsolescence. « Allstream s’est montrée extrêmement réactive par rapport à nos besoins », affirme Mme Deats.

PRO a choisi de regrouper son infrastructure de télécommunications grâce au RPV-IP et à la téléphonie infonuagique d’Allstream. La solution permet également à l’organisme de se connecter au réseau optique d’Allstream, et de profiter ainsi d’une connectivité à rendement élevé et faible temps d’attente.

« Tout a été prévu au quart de tour et bien à l’avance en vue de l’installation avec Allstream, qui a su respecter ses engagements », se réjouit Mme Deats.

La téléphonie infonuagique d’Allstream a donné à PRO une solution exhaustive intégrant les lignes groupées SIP, le réacheminement des messages vocaux vers la messagerie électronique, des fonctions d’acheminement d’appel et des services de téléconférence à la demande. Le nouveau système comprenait également l’installation de nouveaux téléphones, y compris un poste de réceptionniste et un appareil de téléconférence.

« Avec Allstream, nous avons regroupé nos services téléphoniques, de données et Internet auprès d’un seul fournisseur fiable. Notre organisme compte maintenant sur une solution qui répond aux attentes. »

Phyllis Deats, chef des finances de PRO Youth & Families

Résultats

Maintenant, nos téléphones fonctionnent », observe Mme Deats. « Et s’il y a un problème, nous obtenons facilement de l’aide. » La nouvelle solution en place lui permet en outre de personnaliser elle-même certaines fonctions et sans avoir à parcourir longuement les fonctions administratives ni à appeler le service à la clientèle. « La configuration d’une boîte vocale pour un nouvel employé est simple », note-t-elle. « Et je n’ai plus à me soucier d’obtenir de l’aide pour réinitialiser le système quand on change l’heure. Tout cela se fait maintenant comme un charme. »

L’organisme ayant pris de l’expansion, les téléconférences avec des membres du conseil d’administration sont de plus en plus importantes. Auparavant, PRO ne possédait pas de solution pour mettre tout le monde en communication. Aujourd’hui, le nouvel appareil de téléconférence permet de relier facilement tous les interlocuteurs distants en vue d’une réunion du conseil, par exemple.

« Nous abattons plus de travail », souligne Mme Deats. La téléphonie infonuagique a amélioré le traitement des appels : les appelants sont transférés aux bons postes téléphoniques, et l’acheminement de la messagerie vocale au courriel simplifie la réception des messages vocaux par le personnel à l’extérieur du bureau. « J’utilise maintenant beaucoup la fonction messagerie vocale-courriel, » affirme Phyllis Deats. « Si quelque chose survient la fin de semaine, je reçois une alerte. Je peux alors consulter ma messagerie vocale à distance par téléphone ou courriel. »

Mme Deats aime également que ses services soient maintenant regroupés dans une seule facture. « Il est bien plus simple, et probablement plus rentable, de n’avoir qu’une seule facture à traiter », fait-elle remarquer.

Avantages

Service

Des communications améliorées grâce à une solution de téléphonie infonuagique conviviale, évolutive et adaptée à une croissance à long terme; un regroupement des services dans le réseau optique fiable d’un fournisseur unique des services de voix, de données et Internet.

Évolutivité

Un rendement amélioré dans un réseau en mesure de répondre à une demande accrue en largeur de bande et à la croissance.

Économies

Réduction des coûts et gestion simplifiée par le regroupement des services de télécommunications dans une solution infonuagique reposant sur un réseau fiable.

Soutien

Meilleure tranquillité d’esprit en raison de l’approche personnalisée et de la réactivité de l’équipe de Service à la clientèle d’Allstream.

Autres avantages :

  • Communications améliorées et indisponibilité minimale; téléphones IP de grande qualité.
  • Augmentation de la productivité du personnel grâce à des options pratiques d’acheminement d’appel et de messagerie vocale‒courriel.