Les communications unifiées infonuagiques engendrent une meilleure productivité et une diminution des coûts pour un fournisseur en gros équipements

L’entreprise Kimball Equipment faisait de son mieux avec des systèmes téléphoniques disparates dans ses différents bureaux, dont un système « maison » qui tombait souvent en panne. Depuis qu’elle a opté pour les communications unifiées infonuagiques, toute l’entreprise dispose d’un système unifié comprenant des outils de collaboration modernes, et ce, à un coût moindre.

Défi

Kimball Equipment utilisait un système « maison » obsolète qui ne répondait plus à la demande et pour lequel il était de plus en plus difficile d’obtenir des pièces; les options en matière de soutien technique se faisaient également plus rares et plus coûteuses. Des pannes fréquentes ainsi qu’un manque d’uniformité entre les différents systèmes de l’entreprise nuisaient à l’expérience client et à la satisfaction des employés.

Solution

Allstream a combiné les systèmes de tous les bureaux de Kimball Equipment en un seul – la solution de communications unifiées infonuagiques – et lui a fourni des outils modernes afin d’améliorer la productivité et de réduire le nombre de pannes.

Résultat

Environ 120 employés, répartis dans dix établissements, ont migré vers le nouveau système de communications unifiées infonuagiques, ce qui a engendré des économies de coûts nettes et une amélioration de la stabilité et de la productivité dans toute l’entreprise.

Avantages

  • Stabilité
  • Économies
  • Flexibilité
Kimball-Equipment-Logo

Depuis son adoption de la solution de communications unifiées infonuagiques d’Allstream, Kimball Equipment a constaté une augmentation de la productivité et une plus grande flexibilité. Les clients et les employés font état de meilleures communications, et l’entreprise a réalisé des économies de coûts nettes maintenant que son sous-traitant en TI n’a plus à s’occuper du système téléphonique. Depuis la mise en œuvre du nouveau système, les pannes ont de plus presque toutes été éliminées.

Enjeux commerciaux

Depuis 1946, l’entreprise Kimball Equipment, établie en Utah, fournit de l’équipement neuf et usagé pour granulats à l’industrie du béton. Comptant environ 120 employés répartis dans six États de l’ouest des États-Unis, elle vend et entretient de l’équipement fabriqué par des chefs de file dans le secteur.

Kimball Equipment in the field

« … la ligne coupait sans cesse. Notre système tombait en panne parce que nos cartes surchauffaient, et on n’arrivait plus à trouver aucune de ces cartes. »

Alex Earl, Directeur des TI, Kimball Equipment

Malheureusement, le système téléphonique de l’entreprise n’a pas évolué au même rythme que sa croissance récente. « Mon prédécesseur avait lui-même mis sur pied notre système téléphonique, à partir de zéro et en créant son propre code de programmation, raconte Alex Earl, directeur des TI chez Kimball Equipment. À l’époque, cet outil a été fort utile; son créateur pouvait le modifier et le personnaliser à sa guise. Mais le système a commencé à se détériorer et à coûter des milliers de dollars en réparations. »

De plus, lorsque l’entreprise ouvrait de nouveaux établissements, chaque bureau se procurait son propre système téléphonique, ce qui a fait en sorte qu’aucun d’entre eux n’utilisait le même système à l’interne. « C’était un fait connu de tout le monde dans l’entreprise, ajoute M. Earl, qu’il n’était tout simplement pas possible d’appeler à Phoenix à partir de Salt Lake City ou à Salt Lake City à partir de Las Vegas. Et la ligne coupait sans cesse. Notre système tombait en panne parce que nos cartes surchauffaient, et on n’arrivait plus à trouver aucune de ces cartes.

« Il m’était impossible d’ajouter de nouvelles personnes au système, déclare M. Earl en parlant du siège social. Je n’avais pas accès aux commandes du système et je ne connaissais pas le code qui avait été utilisé. » Kimball Equipment a alors fait affaire avec une entreprise externe en TI pour aider M. Earl à gérer son service. Les frais mensuels qu’elle facturait dépassaient souvent ceux établis au contrat, et ce, pour la seule maintenance du système téléphonique du siège social en Utah.

« C’était un vrai chaos », se souvient M. Earl.

Kimball Equipment people

« La gestionnaire de projet était géniale et d’une aide fort précieuse… Je n’aurais pas pu y arriver sans elle. »

Alex Earl, Directeur des TI, Kimball Equipment

Solution

Comme M. Earl était déjà un utilisateur du réseau d’Asllstream, il connaissait nos services au moment où il a commencé sa recherche d’un nouveau système téléphonique pour Kimball Equipment. Bien que l’entreprise ait envisagé deux autres solutions, elle a rapidement arrêté son choix sur les communications unifiées infonuagiques proposées par Allstream. Le projet comprenait également l’augmentation de la bande passante de certains établissements de Kimball Equipment.

L’entreprise a tout d’abord installé la solution Allstream dans l’une de ses succursales, puis l’a progressivement déployée dans chaque bureau à tour de rôle. Même si le processus impliquait de rappeler aux employés et aux clients les nouveaux numéros de téléphone, M. Earl n’a que de bons mots à l’endroit de l’équipe d’Allstream. « La gestionnaire de projet était géniale et d’une aide fort précieuse », affirme-t-il, mentionnant entre autres les solutions créatives qu’elle a su trouver ainsi que ses connaissances approfondies, qui ont fait en sorte que la solution d’Allstream réponde aux besoins spécifiques de chaque succursale. « Je n’aurais pas pu y arriver sans elle. »

Kimball Equipment industry

« Nos systèmes sont tellement plus stables et plus fiables, maintenant. C’est pour nous un grand soulagement. »

Alex Earl, Directeur des TI, Kimball Equipment

Résultats

L’installation de la solution de communications unifiées infonuagiques dans tous les établissements de Kimball Equipment a eu lieu à l’été 2018. Les commentaires des clients et des employés ont été des plus positifs, selon M. Earl. « Le gestionnaire d’un établissement a déclaré : “Je n’avais jamais remarqué à quel point nos systèmes nous handicapaient”, note-t-il. » Depuis, les employés à l’échelle de l’entreprise ont fait état d’une augmentation importante de la productivité. En ce qui concerne son rôle au sein de l’entreprise, M. Earl affirme qu’il peut maintenant faire avancer d’autres projets en TI, puisqu’il n’a plus à passer des heures à s’occuper du système téléphonique.

La solution de communications unifiées infonuagiques a également permis à Kimball Equipment de réaliser de grandes économies puisque son sous-traitant en TI n’est plus obligé de faire des heures supplémentaires pour gérer le système téléphonique. Durant l’année qui a précédé la mise en œuvre des communications unifiées infonuagiques, Kimball Equipment a dû verser au sous-traitant 25 000 $ en sus des provisions habituelles seulement pour assurer le maintien du système téléphonique. Au moment où elle a commencé la mise en œuvre de la solution de communications unifiées infonuagiques, l’entreprise payait son sous-traitant une somme nettement supérieure aux honoraires mensuels standards pour l’entretien du système téléphonique. Depuis que l’installation de la solution est achevée, l’entreprise paie à nouveau les honoraires standards pour son service de soutien informatique.

La solution de communications unifiées infonuagiques comprenait plusieurs nouvelles fonctions que l’équipe de Kimball Equipment utilisait pour la première fois, comme le clavardage à l’interne ainsi que d’autres outils de collaboration. Bien que certains de ces outils n’aient pas encore été entièrement adoptés, M. Earl affirme que l’entreprise est mieux positionnée pour traiter les demandes des clients et pour s’adapter aux besoins changeants en matière de communications dans les années à venir.

La flexibilité et la facilité d’utilisation de la solution de communications unifiées infonuagiques représentent également un atout majeur pour Kimball Equipment. En effet, avec l’ancien système, M. Earl ne pouvait même pas attribuer le nom d’un nouvel employé à un poste téléphonique, alors que maintenant, la programmation s’effectue de façon simple et directe. Le système offre également aux employés des solutions flexibles de téléphone logiciel et de jumelage, ce qui leur permet de travailler où et quand ils veulent.

Depuis l’installation finale, M. Earl n’a constaté qu’une panne, qui n’a pas duré longtemps et qui avait été causée par un mauvais câblage de sa part. La panne a rapidement été réparée, et le système a pu effectuer les renvois d’appels de façon transparente; l’entreprise n’a donc manqué aucun appel.

M. Earl mentionne également que Kimball Equipment se trouvait en bonne posture pour faire face à la pandémie de COVID-19, grâce à la solution de communications unifiées infonuagiques. « Nous n’avons pas eu à imposer le télétravail à beaucoup de personnes, mais quelques bureaux ont dû fermer, fait-il remarquer. Nous avons pu réacheminer les lignes téléphoniques et ainsi répondre sans difficulté aux appels des clients.

« Nos systèmes sont tellement plus stables et plus fiables, maintenant. C’est pour nous un grand soulagement, conclut-il. »

Avantages

Kimball Equipment moved to a uniform voice platform across all locations with Unified Communications (UC) Cloud Voice. The solution included intuitive, easy to use desktop collaboration tools, visibility amongst employees across all locations, internal 4-digit dialing, flexible mobility solutions, customizable auto attendant, and intuitive web- based admin interface. Additional bandwidth and dedicated Internet access also provided where required.

Other Benefits Include:

  • Diminution considérable du nombre de pannes : meilleures stabilité et fiabilité;
  • Composition interne à quatre chiffres pour une communication améliorée au sein de l’entreprise;
  • Jumelage avec des appareils mobiles pour ceux qui préfèrent utiliser leur téléphone cellulaire;
  • Bande passante accrue;
  • Capacité évolutive en fonction des technologies à venir.