Guide sur le télétravail

Parlez à un expert d’Allstream

Tout ce que vous devez savoir pour que vos employés aient l’impression de travailler au bureau, où qu’ils soient.

L’environnement de travail moderne change à une vitesse inégalée. Les employeurs et les employés se sont rendu compte qu’aller au travail, ce n’est pas se rendre à un lieu précis, mais plutôt se mettre à l’ouvrage. Le bureau, ce n’est pas forcément la pièce qui renferme le meuble du même nom. Tout peut se transformer en bureau, de la table de la cuisine au hall d’entrée d’un hôtel, en passant par un poste de travail partagé dans un espace de travail coopératif.

Dans ce contexte, il est plus important que jamais de maintenir une expérience de travail uniforme similaire à celle qu’on retrouve habituellement dans un bureau. Les entreprises doivent non seulement fournir les outils appropriés pour favoriser la collaboration entre les différentes équipes, mais aussi faire en sorte que les travailleurs de première ligne, les agents de centre de contact et les hauts dirigeants soient équipés pour profiter d’une expérience de communications unifiées, indépendamment de l’appareil utilisé et du lieu où ils se trouvent.

Vous voulez donner à vos employés la même expérience de travail qu’au bureau pour améliorer la rétention du personnel, l’expérience client et les résultats de votre entreprise? La solution se trouve ci-dessous :

« En juin 2020, 82 % des dirigeants d’entreprise ont affirmé qu’ils autoriseraient leurs employés à télétravailler ou à adopter une formule de travail hybride après la pandémie de COVID-19. « 

Gartner

Connexion transparente

Une connexion transparente est essentielle à une expérience de télétravail réussie, car elle permet une collaboration en temps réel sans interruption. Avec les bons outils, vos employés pourront se connecter à n’importe quel appareil, n’importe où, n’importe quand, tout en sachant pertinemment qu’ils pourront collaborer aussi efficacement que si tous les membres de l’équipe travaillaient face à face.

Quels outils répondront à vos besoins et à ceux de vos employés? Voici quelques questions pour orienter votre réflexion :

L’environnement de travail des télétravailleurs et leurs conditions de travail sont loin d’être coulés dans le même moule. Les parents qui travaillent à domicile pourraient avoir besoin de travailler selon un horaire flexible ou en dehors des heures normales pour s’occuper de leurs enfants ou pour gérer les cours virtuels. Les travailleurs mobiles (vendeurs, techniciens et autres personnes appelées à se déplacer) ont besoin des outils et de l’équipement appropriés pour garder le contact avec l’entreprise dans divers contextes tout en continuant à livrer un service à la clientèle de grande qualité. Qu’ils soient à la maison ou au bureau, les cadres ont besoin des mêmes appareils de conférence. Peu importe où le vent mènera vos employés, ils doivent avoir accès aux outils et à la technologie qui leur donneront l’impression d’être au bureau où qu’ils soient pour qu’il n’y ait aucune incidence sur la productivité ni sur le service à la clientèle.

Sondez vos employés pour commencer. Dans quelles conditions travaillent-ils le mieux? De quoi ont-ils besoin pour optimiser leur productivité? Y a-t-il quelque chose qui les empêche d’accéder à la technologie et aux outils mis à leur disposition? L’entreprise est-elle en mesure de lever ou d’aplanir les obstacles d’ordre personnel auxquels les employés font face (p. ex., l’accès à Internet)? En sollicitant la rétroaction de vos employés, vous augmenterez leur satisfaction et les positionnerez pour faire de leur expérience de télétravail un franc succès.

Bien qu’en 2020, beaucoup d’entreprises se soient tournées vers le télétravail en pleine crise de la COVID-19, la tendance vers le télétravail se dessinait déjà auparavant, et nombreuses sont les entreprises qui étaient conscientes de la valeur à long terme de cette solution.

Voici les principaux avantages du télétravail :

  • Meilleures santé et satisfaction des employés : Les télétravailleurs, ne serait-ce qu’à temps partiel, affirment être plus satisfaits au travail et, en moyenne, ils font plus d’activité physique chaque semaine et prennent moins de congés de maladie que les employés de bureau.
  • Réduction des coûts : Au début, il faudra peut-être effectuer des dépenses pour outiller les télétravailleurs, mais à long terme, les employeurs pourraient réduire leurs frais généraux de plusieurs milliers de dollars par année.
  • Poursuite des activités : En cas de perturbation, les entreprises qui ont des télétravailleurs pourront s’adapter rapidement et poursuivre leurs activités aisément sans incidence sur les clients, ou presque.
  • Élargissement du bassin de talents : Le télétravail donne plus de latitude aux entreprises en leur permettant d’embaucher des employés qui habitent loin du bureau..

Global Workplace Analytics estime que l’employeur moyen économise 11 000 $ par télétravailleur à mi-temps par année.

Les études ont maintes fois prouvé que les télétravailleurs sont généralement plus productifs que les employés qui travaillent sur place. Cependant, en matière de productivité, il n’y a pas que la confiance qui pèse dans la balance. Même les meilleurs employés n’atteindront pas une productivité optimale s’ils ne sont pas bien outillés.

Aidez vos télétravailleurs à bien remplir leurs fonctions en leur donnant les bons outils d’entrée de jeu. Misez sur :

  •  des appareils qui leur donneront l’impression d’être au bureau
  • des options de bande passante optimisées pour les fonctions professionnelles
  • des services infonuagiques pour les systèmes essentiels
  • des outils de gestion des télétravailleurs.

Une étude menée à l’échelle mondiale en 2019 a révélé que 85 % des dirigeants d’entreprise sont convaincus que les conditions de travail flexibles ont augmenté la productivité au sein de leurs entreprises. – IWG

Après le choc initial et le remue-ménage pour équiper leurs télétravailleurs, beaucoup d’entreprises se sont rendu compte que ces derniers sont tout aussi productifs à la maison qu’au bureau, si ce n’est plus productifs. Comme la transition a déjà eu lieu, il est probable que le télétravail s’implante davantage pendant un certain temps, à mesure que les employeurs et les employés en apprécient les avantages.

Ayant constaté que l’adoption d’innovations technologiques permettant le télétravail a bondi en flèche, les leaders de plusieurs secteurs d’activité ont redoublé d’efforts afin d’améliorer les outils de collaboration et d’offrir à leurs télétravailleurs des solutions pour une connexion transparente d’un lieu à l’autre.

Le télétravail présente indéniablement de nombreux avantages, mais il vient aussi avec son lot d’inconvénients. Comme il n’y a pas d’interactions en personne, les collègues peuvent sembler distants et froids. L’accent mis sur la productivité peut donner aux employés l’impression d’être des rouages dans un engrenage et non pas des êtres humains. De plus, les employés sont sollicités par des obligations personnelles et familiales, ce qui complique la délimitation des sphères personnelle et professionnelle et le maintien d’une relation saine avec les deux. Quand on y pense, la plupart des interactions sociales que nous avons au travail ouvrent une fenêtre sur notre vie privée, ce qui ajoute une dimension humaine et contribue à renforcer l’esprit d’équipe.

La technologie ne remplacera certes jamais les interactions en personne, mais les entreprises peuvent trouver des façons de favoriser les échanges, même dans un contexte où les options de télétravail se multiplient.

  • Cinq à sept et autres événements virtuels : Le télétravail ne signifie pas forcément la fin de tous les événements organisés en dehors des heures de travail. Planifiez des rencontres en dehors des heures de travail pour que les gens aient l’occasion de parler librement de tout sauf du travail. Ces rencontres peuvent aussi être virtuelles, surtout si les membres de l’équipe se trouvent dans des villes différentes.
  • Conversations informelles : Toutes les rencontres ne doivent pas forcément tourner autour des objectifs d’entreprise ou des modifications apportées aux tâches. En prenant des nouvelles des membres de votre équipe ou en parlant de vos passe-temps ou de votre famille lors des caucus quotidiens, vous contribuez à maintenir des liens personnels, tout en créant un sentiment d’appartenance chez les différents membres de l’équipe, qui auront l’impression de se connaître.
  • Modèle hybride : Beaucoup de gens aiment tirer parti des avantages d’un lieu uniquement réservé au travail. Si vos télétravailleurs ont accès à un espace de travail, encouragez-les à y aller une ou deux fois par semaine. Grâce aux applications et aux appareils modernes, vos employés peuvent facilement apporter leur travail avec eux, ce qui leur donne la flexibilité de choisir où et quand ils travaillent.
  • Dimension ludique : Organisez des compétitions ou des concours virtuels qui trouveront écho au sein de votre entreprise et de vos équipes. Vous pouvez opter pour des activités qui ne sont pas liées au travail en choisissant une cause à soutenir ou en créant un défi santé. Grâce aux applications et aux innovations technologiques qui favorisent la collaboration, vous pourrez plus facilement que jamais mesurer les progrès et souligner les réalisations à l’échelle de l’entreprise..

Les employés cherchent des options de travail plus flexibles, et les innovations technologiques se multiplient. Face à ce contexte en pleine évolution, les leaders doivent s’adapter afin de créer une connexion transparente tout en maintenant la productivité et la satisfaction des employés.

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Options de télétravail

L’option de télétravail idéale varie en fonction de l’entreprise et de l’employé. Même l’entreprise la plus novatrice peut adopter des solutions de télétravail de manière prudente et méthodique pour maximiser la participation et réduire au minimum la perte d’adhérents à cette formule.

Où que votre entreprise en soit dans sa démarche pour solidement implanter le télétravail, il y a des outils qui pourront améliorer l’expérience des clients et des employés, assurer la conformité et la sécurité, favoriser la collaboration entre les fonctions, décloisonner le travail et unir vos équipes.

  • Plateforme de communications : Que vous ayez rapidement dû passer au télétravail en 2020 ou que votre entreprise se soit lentement préparée à la transition depuis des années, c’est peut-être l’occasion rêvée d’opter pour une plateforme de communications infonuagiques. Bien qu’il soit possible de recourir à un système sur place pour permettre à vos employés d’accomplir leurs tâches en télétravail, les solutions de communications infonuagiques offrent beaucoup plus d’options pour le télétravail, ce qui assure une meilleure poursuite des activités. En cas de perturbation, vos employés pourront facilement et rapidement télétravailler. Ils n’auront pas à attendre des jours, voire des semaines, pour recevoir l’équipement nécessaire : il leur suffira de configurer leur poste de travail pour garder le contact avec l’entreprise, ce qui se fera en moins de temps qu’il n’en faut pour le dire.
  • Options de sécurité : Des réseaux privés virtuels aux filtres de contenu, la sécurité doit être une priorité pour les entreprises quand elles choisissent l’équipement à fournir à leurs télétravailleurs. Ces derniers auront peut-être besoin d’utiliser des renseignements confidentiels à propos des clients ou de l’entreprise; les entreprises doivent donc avoir l’assurance que la connexion des télétravailleurs est aussi sécurisée qu’elle le serait au bureau.
  • Accès à Internet : Quand les employés travaillent à la maison, il arrive parfois que plusieurs appareils plus ou moins prioritaires doivent se partager l’accès à Internet et la bande passante. Grâce à des services comme le réseau étendu défini par logiciel (SD-WAN), les équipes des TI peuvent établir des règles de qualité des services et les appliquer à l’échelle de l’entreprise virtuelle pour donner priorité aux applications qui sont essentielles aux activités de l’entreprise et limiter la bande passante allouée aux services de diffusion en continu et aux jeux.
  • Outils de conférence : Le nombre de télétravailleurs a bondi, ce qui a donné beaucoup de visibilité aux outils de conférence Web et de vidéoconférence en 2020. Or, les entreprises ne peuvent pas se contenter d’opter pour la solution la moins coûteuse : elles doivent soigneusement étudier les différents outils de conférence pour déterminer celui qui leur convient le mieux. Les meilleures plateformes de conférence sont chiffrées de bout en bout et intègrent des outils et des appareils qui favorisent la collaboration ainsi que des innovations technologiques offrant une expérience hors pair à l’utilisateur.
  • Outils de collaboration : La collaboration ne se résume pas qu’à des réunions. Du clavardage interne aux lecteurs partagés, les télétravailleurs ont besoin d’outils qui leur donneront l’occasion d’interagir pleinement avec leurs coéquipiers, indépendamment de leur fonction, de leur poste et du fuseau horaire.

Le choix d’un fournisseur de solutions complètes (tel qu’Allstream) peut vous aider dans la sélection d’options de télétravail qui vous conviennent, à vous et votre équipe, peu importe où vous en êtes. Grâce à notre expertise dans tous les domaines, des communications aux solutions de réseau et de connectivité, comme le réseau étendu défini par logiciel (SD-WAN), vous pouvez gérer l’ensemble de vos communications sous un même toit.

En voici quelques-unes :

  • Expertise en télécommunications
  • Intégration à vos autres solutions logicielles (API ouvertes)
  • Capacités actuelles et futures en matière d’intelligence artificielle (IA)
  • Flexibilité et efficacité
  • Capacités avancées d’analyse et de mesure
  • Expériences hyperpersonnalisées, assorties d’options de libre-service améliorées et faciles à utiliser
  • Analyses prédictives
  • Tableaux de bord et rapports de surveillance
  • Soutien et service continus
  • Solutions de centre de contact à distance

Un fournisseur de solutions expérimenté prendra le temps d’évaluer vos besoins et votre situation uniques.

En général, vous serez invité à participer à un « appel de découverte » personnalisé, au cours duquel un expert pourra répondre à vos questions, évaluer vos besoins et proposer une solution qui convient à votre entreprise.

Livre électronique sur le positionnement de son entreprise pour l’avenir du travail grâce aux communications infonuagiques

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Pourquoi Allstream?

Le vaste éventail de solutions de communications et de collaboration d’Allstream vous aidera à vous démarquer de la concurrence tout en augmentant la productivité de votre équipe, même en cas de perturbation.

Forte de plus de 171 années d’expérience, Allstream outille de longue date ses clients pour leur permettre d’être productifs et de garder le contact même s’ils se trouvent à des endroits différents : ça fait partie de son ADN. Grâce à notre vaste expérience, vos employés bénéficieront d’une expérience de communication uniforme, qu’ils travaillent au bureau ou à domicile.

Allstream offre une solution de télécommunications complète, en partenariat avec les principaux fournisseurs du secteur, Cisco et Mitel. Nous avons l’expérience nécessaire pour vous aider à trouver et à mettre en place une configuration qui fonctionne pour votre équipe de télétravailleurs.

Nos solutions outillent les dirigeants pour qu’ils puissent laisser leurs employés travailler n’importe où, sur n’importe quel appareil, tout en livrant un excellent service à la clientèle. Grâce à une solution de télétravail personnalisée, vous améliorerez la satisfaction des employés, répondrez aux exigences des clients et demeurerez souple en cas de perturbation.

  • Renseignements pour les gestionnaires : Donnez à vos gestionnaires des renseignements en temps réel sur l’utilisation que vos employés font des outils de télétravail.
  • Flexibilité et adaptabilité : Travaillez et collaborez où que vous soyez, sur n’importe quel appareil.
  • Maîtrise du budget : En tirant parti d’un modèle fondé sur les frais d’exploitation, en tout ou en partie, vous pouvez éliminer les surprises potentielles liées aux composantes existantes ou sur place.

Allstream travaille depuis longtemps avec des entreprises de toutes tailles. Que votre équipe compte quelques membres ou des centaines d’employés, contactez-nous dès aujourd’hui pour savoir comment nous pouvons aider votre entreprise.

Découvrez pourquoi il vous faut adopter des stratégies de communication et de collaboration qui comprennent la conférence Web et la vidéoconférence.

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Appelez le service des ventes au 1-833-603-6600 ou faites-nous part de vos besoins, et un expert d’Allstream communiquera avec vous. Nos représentants chevronnés pourront vous faire une recommandation personnalisée en fonction de la situation et des besoins propres à votre entreprise.